Anleitung des ZIMT zur Administration von Mailinglisten für Neueinsteiger

Eine Mailingliste (en: mailing list) bietet einer geschlossenen Gruppe von Menschen die Möglichkeit zum Nachrichtenaustausch in Briefform, also eine Vernetzung mit elektronischen Mitteln. Dieser Nachrichtenaustausch ist innerhalb der Gruppe öffentlich. Derzeit wird für den Listserv-Dienst im ZIMT die Software Mailman eingesetzt.

Mailman zeichnet sich durch webbasierte Verwaltung mit folgenden Funktionen aus:

• Frontend für Administratoren/Moderatoren inklusive Mitgliederverwaltung
• Unterstützung in verschiedenen Sprachen
• Selbstverwaltungsbereich für Mitglieder einer Liste
• Digest-Benachrichtigung falls gewünscht
• Archivierungsoption

Grundsätzliche Funktionsweise einer Mailingliste

E-Mails werden an die E-Mail-Adresse der Mailingliste gesendet. Der Dienst verteilt diese E-Mail weiter an jedes Mitglied der Mailingliste. Es existieren Optionen um zu beeinflussen ob Nachrichten von bestimmten Mitgliedern oder auch von allen Mitgliedern zur Moderation vorgehalten werden. Moderation bedeutet, dass ein Moderator oder auch ein Administrator zustimmen muss, dass die Nachricht an die Mitglieder zugestellt werden soll. Grundsätzlich ist es auch möglich das Nichtmitglieder Nachrichten an die Mailingliste senden, auch hier kann eingestellt werden, ob und unter welchen Bedingungen (Moderation, etc.) die Nachricht zugestellt wird oder eben nicht.

Neueinsteiger

Den Administratoren einer Mailingliste bietet sich eine große Menge an Einstellungen, deren Einfluss auf den Betrieb nicht direkt offensichtlich ist. Neue Mailman-Mailinglisten erleichtern den Start indem sie durch brauchbare Voreinstellungen eine gute Ausgangsbasis für neue Administratoren liefern. An dieser Stelle sollen einige grundsätzliche Entscheidungen zum Betrieb einer Mailingliste mit den wesentlichen Optionen dargestellt werden.

Wenn eine neue Mailingliste eingerichtet wurde, erhält die als Administrations-Kontakt aufgeführte E-Mail-Adresse eine E-Mail mit den wichtigsten Einstiegspunkten und dem Administrationspasswort. Entnehmen Sie dieser E-Mail die URLs für den Zugriff auf das Administrations-Frontend oder die Benutzerseite.

Neben der komfortablen Verwaltung über ein Web-Frontend bietet eine Mailingliste mit Mailman auch die Möglichkeit, Verwaltungsschritte durch den Versand von Nachrichten an spezifische E-Mail-Adressen abzuwickeln. Auch diese E-Mail-Adressen sind in der Benachrichtigung an den neuen Administrator aufgeführt, werden hier aber nicht weiter behandelt.

Konfigurationseinstieg

Das Administrations-Frontend bietet auf der Hauptseite verschiedene Kategorien und einige Tätigkeiten. Hinter einigen dieser Punkte verstecken sich Unterpunkte, sobald man sie aktiviert. Die Konfigurationsunterkategorien bieten einzelne Optionen an. Diese Optionen werden von einem englischen Konfigurationsnahmen begleitet, der im Webinterface hinterlegt ist und in der folgenden Dokumentation als eindeutige Referenz (in_Klammern) genannt wird.

Einstellung der Sprache

Kategorie Language options / Sprach-Optionen

Mit der Auswahl unter (available_languages) können Sie bestimmen, welche Sprachen für diese Mailingliste bereitgestellt werden sollen. Wählen Sie in der (preferred_language) die Standardsprache die für diese Mailingliste gesetzt werden soll.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Texte in alle Sprachen übersetzt wurden, im Zweifelsfall steht also der Text in der Ursprungssprache (englisch) dort.

Allgemeine Optionen

Kategorie General options / Allgemeine Optionen

Der öffentliche Name dieser Liste (real_name) gibt die Schreibweise des Mailinglistennamens in verschiedenen Ansichten an. Er lässt sich nur in der Groß-/Kleinschreibung ändern. Die Administratoren (owner) der Liste sind die E-Mail-Adressen der Administratoren die durch automatisch generierte E-Mails benachrichtigt werden. Die Moderatoren (moderator) der Liste erhalten Benachrichtigungen sofern Moderations-Vorgänge anstehen. Die "kurze, prägnante Beschreibung dieser Liste." (description) findet sich unter anderem auf der Listenübersichtsseite wieder, wenn diese Liste öffentlich angezeigt werden soll; siehe auch (Abo-Regeln/advertised). Eine etwas ausführlicher Information zur Liste (info) wird auf der Listinfo-Webseite für diese Liste wiedergegeben. Bei der Eintragung auf einer Mailingliste, auch Subscription, erhalten Mitglieder sofern nicht anders konfiguriert (send_welcome_msg) eine Willkommens-E-Mail. Dieser Willkommens-Nachricht wird die (welcome_msg) beigefügt.

Abonnement und Filter

Kategorie Privacy options... / Abo-Regeln und Adreßfilter...

Unterkategorie Subscription rules / Abo-Regeln

Wird die Mailingliste auf der Listen-Übersichtsseite öffentlich aufgeführt? (advertised) Der URL hierfür lautet https://listserv.uni-siegen.de/mailman/listinfo. Stellen Sie unter (subscribe_policy) ein, unter welchen Bedingungen Benutzer zu Mitgliedern der Mailingliste werden. Vielleicht ist es Ihnen auch wichtig, dass Mitglieder die Mailingliste nicht ohne Ihre Zustimmung verlassen (unsubscribe_policy). Bedenken Sie aber, dass es gute Gründe geben sollte, wenn Mitgliedschaften zwangsverpflichtend sind. Mit der Option (private_roster) stellen Sie ein, wer die Mitglieder-Liste einsehen darf. Als Verwalter der Mailingliste sind Sie für den Schutz der Daten Ihrer Mitglieder verantwortlich.

Unterkategorie Sender filters / Absender-Filter

Soll neuen Mitglieder bei der Eintragung die Möglichkeit gegeben werden unmoderierte Nachrichten an die Mailingliste zu senden (default_member_moderation)? Was passiert mit den Nachrichten die von Nichtmitgliedern an die Mailingliste gesendet werden (generic_nonmember_action)?

Archivierungsoptionen

Kategorie Archiving Options / Archivierungsoptionen

Wählen Sie aus, ob an die Mailinglistenmitglieder verteilte Nachrichten auch in einem Archiv aufbewahrt werden sollen, dass über das Webfrontend abgefragt werden kann (archive). Stellen Sie ein, ob Zugriff auf das Archiv nur für Mitglieder einer Mailingliste mittels E-Mail-Adresse und zugehörigem Passwort oder öffentlich möglich ist (archive_private). Wählen Sie aus, mit welcher Frequenz neue Archivabschnitte angelegt werden. (archive_volume_frequency) Für Mailinglisten mit wenigen Nachrichten pro Monat ist eine quartalsweise oder sogar jährliche Einstellung bestimmt ausreichend.

Hinweis: Wenn Sie das Archiv öffentlich machen, ist es schwierig, einmal von Suchmaschinen indizierte Nachrichten aus dem kollektiven Gedächtnis des Internets wieder zu entfernen. Beachten Sie die datenschutzrechtlichen Auswirkungen der Entscheidung, ein Archiv zu veröffentlichen.

Mitgliedschaft

Kategorie Membership Management / Mitglieder-Verwaltung

Unterkategorie Membership List / Mitgliederliste

In der Mitgliederliste haben Sie die Möglichkeit einzelne E-Mail-Adressen betreffende Einstellungen vorzunehmen. Hervorzuheben sind hier wesentlich die Moderations-Einstellung und die Austragen-Einstellung. Die E-Mail-Adressen für die "Austragen" gesetzt ist, verlieren beim Speichern der Änderungen ihre Mitgliedschaft.

Unterkategorie Mass Subscription / Eintragen/Abonnieren

Fügen Sie händisch Mitglieder zu dieser Mailingliste hinzu. Mitglieder können wahlweise eingeladen oder direkt abonniert werden.

Hinweise

• Die E-Mail-Adressen der Mailinglisten-Verwalter (owner) sind müssen der Liste der Mitglieder hinzugefügt werden, wenn Sie die Nachrichten an die Liste erhalten sollen. Mailinglisten-Verwalter sind nicht automatisch Empfänger!
• Stellen Sie sicher, dass Sie die Rechte Ihrer Mitglieder beachten. Sie dürfen Personen nur mit deren Einwilligung zur Mailinglisten hinzufügen.

Benachrichtigungen per E-Mail

Der eigentliche Zweck einer Mailingliste ist die Verteilung von per E-Mail versendeten Nachrichten an die Mitglieder der Mailingliste. Daneben lösen einige interne Vorgänge innerhalb einer Mailingliste den Versand von E-Mails an bestimmte E-Mail-Adressen aus. Solche E-Mails beinhalten für den Empfänger üblicherweise eine Beschreibung über den Grund der zur Zustellung der E-Mail führte und URLs bzw. E-Mail-Adressen die für den Kontext dieser Nachricht und zur Interaktion mit dem Listserv-Dienst erforderlich sind. Vorgänge die bei unter Beibehaltung der Einstellungsvorgaben üblicherweise Nachrichten auslösen und Empfänger:

• Abonnement: E-Mail-Adresse des potentiellen Mitglieds, Aufforderung zur Bestätigung
• Eintragung: Willkommensgruß an die E-Mail-Adresse des neuen Mitglieds
• Moderation: Wenn E-Mails zur Moderation zurückgehalten wurden, erhalten Moderatoren (oder Administratoren) Moderationsaufforderungen per E-Mail
• Administration: Einige Vorgänge führen zu Benachrichtigungen an die Administratoren einer Mailingliste per E-Mail

Kontakt / Support

Für Anfragen und zur Einrichtung von Mailinglisten wenden Sie sich an support@zimt.uni-siegen.de.