Microsoft SharePoint als Kollaborations-Lösung für Arbeitsgruppen

Das Zentrum für Informations- und Medientechnologie (ZIMT)  stellt zur Unterstützung von Gruppenarbeit eine Kollaborationsplattform auf Basis von Microsoft SharePoint bereit. Eine SharePoint Site, genannt Websitesammlung, stellt einen abgeschlossenen Bereich dar, der dezentral administriert wird. In einer Websitesammlung können Websites, Termine, Kontakte, Listen und Dateien verwaltet werden. Der Zugriff erfolgt vorrangig über einen kompatiblen Webbrowser.

Funktionen der Kollaborationsplattform können mit folgenden Eigenschaften zusammenfassend beschrieben werden:

• Zentrale Datenablage: Informationen werden zentral und nach individuell vorgegebenen Strukturen in Listen abgelegt.
• Aktualität von Informationen: Änderungen erfolgen in der Regel in Echtzeit und stehen berechtigten Benutzern sofort zur Verfügung.
• Benachrichtigung: Benutzer können über Änderungen sofort, einmal täglich oder wöchentlich per E-Mail benachrichtigt werden.
• Suche: Es kann nach allen in der Plattform abgelegten Informationen gesucht werden. Auch nach Inhalte von Dokumenten (DOC,XML,TXT,PDF.. ).
• Integration: Listen sind in den korrespondierenden Office-Anwendungen direkt verfügbar.
  • Beispiel: alle Listen können in Excel und Access bearbeitet werden, Adresslisten sind als Kontaktlisten in Outlook verfügbar und Dokumentenbibliotheken (Dokumentenlisten) können als Ort zum Öffnen und Speichern von Dateien aus allen Microsoft Office-Anwendungen verwendet werden.
• Listen- und Dokumentenbibliotheken verfügen über Versionierung und Inhaltsfreigaben
• Workflow: Über das Produkt Microsoft SharePoint-Designer (frei verfügbar) können eigene Workflows erstellt werden
• Es können WIKIs und BLOGs zu verschiedenen Themen angelegt werden.
• Kalender zur gemeinsamen Terminplannung können angelegt werden.

Die URL einer Website hat die Struktur "Projekt.teams.uni-siegen.de". Für den Zugriff auf Kollaborationswebseiten werden die verbreitetsten Webbrowser unterstützt. (IE, Firefox, Safari, Chrome, Opera, ...).

Der Zugriff findet stets gesichert über das HTTPS-Protokoll statt. Zur Authentifizierung wird das ZIMT-Benutzerkonto, welches auch für den E-Mail genutzt wird, verwendet. Täglich wird ein Backup der Webseiten erstellt. Der Dienst ist zurzeit kostenlos.

Zu beachten ist, dass das ZIMT die Infrastruktur samt Backup und Hochverfügbarkeits-Mechanismen bereitstellt. Für die Benutzerverwaltung und die Inhalte der SharePoint-Webseiten sind die jeweiligen Besitzer der Webseite zuständig.